छात्र छोड़कर गया और वापस आया: सीट, पुरानी फीस और रिकॉर्ड
मुख्य बातें
- छात्र अक्सर परीक्षा, घर जाने या कोचिंग बदलने के बाद वापस आते हैं। सीट और पुरानी फीस के नियम पहले से तय कर लें।
- छात्र जिस दिन जाए, उसी दिन सीट खाली करें और प्लान बंद करें, ताकि सीट फिर से कमाई दे सके।
- हर छात्र का एक ही रिकॉर्ड रखें। एक ही व्यक्ति की दूसरी एंट्री से फीस का हिसाब बँट जाता है और बाद में झगड़ा होता है।
- पुरानी बाकी फीस आपका फ़ैसला है: दोबारा माँगें या माफ़ करें। जो भी तय करें, उसे लिख लें।
- Libolink में "छोड़ गए के रूप में चिह्नित करें" से सीट खाली होती है और प्लान बंद होता है, और "वापस जोड़ें" से छात्र उसी छात्र ID और पूरे हिसाब के साथ लौट आता है।
हर लाइब्रेरी में ऐसे छात्र होते हैं जो जाते हैं और फिर लौट आते हैं। कोई कुछ महीनों के लिए घर गया, कोई प्रीलिम्स निकालकर मेन्स के लिए लौटा, कोई दूसरी लाइब्रेरी देखकर वापस आ गया। यह खुशी का मौका होना चाहिए, पर रजिस्टर में इसका मतलब होता है पुराना पन्ना ढूँढना और छात्र का इंतज़ार करना।
इस गाइड में है कि पहले से क्या तय करें और छात्र के लौटने पर सब कुछ आसानी से कैसे करें।
जिस दिन छात्र जाए
ये काम उसी दिन करें, महीने के आख़िर के लिए न छोड़ें:
- सीट खाली करें। जो चला गया उसके लिए रखी सीट कुछ नहीं कमाती, और हो सकता है कोई नया छात्र इंतज़ार कर रहा हो।
- प्लान बंद करें। वरना वह सदस्य दिखता रहेगा और आप ऐसी फीस के पीछे पड़े रहेंगे जो कोई नहीं देगा।
- बाकी रकम लिख लें। रकम और जाने की तारीख़ दोनों नोट करें।
- डिपॉज़िट का हिसाब करें। अगर आपके पास सिक्योरिटी डिपॉज़िट है तो जो बनता है वह लौटा दें। देखें लाइब्रेरी का सिक्योरिटी डिपॉज़िट।
- अच्छे से विदा करें। कई छात्र सिर्फ़ इसलिए लौटते हैं क्योंकि जाते समय कोई कड़वाहट नहीं हुई।
लौटने से पहले तीन बातें तय कर लें
1. क्या उसे पुरानी सीट मिलेगी?
हो सकता है आपकी सीट अब किसी और के पास हो, और यह ठीक है। आसान नियम रखें: पुरानी सीट अगर खाली है तो वही, नहीं तो उसकी शिफ्ट में कोई भी खाली सीट। जब तक कोई पैसे न दे रहा हो, उसके लिए सीट रोकने का वादा न करें।
2. पुरानी बाकी फीस का क्या करें?
आपके पास दो सीधे रास्ते हैं। रकम दोबारा माँगें, या छात्र लौट रहा है और रकम छोटी है तो माफ़ कर दें। ज़रूरी यह है कि सबके साथ एक जैसा व्यवहार हो और माफ़ करने की वजह लिखी हो। बिना वजह माफ़ की गई रकम बाद में हिसाब देखते समय ग़लती जैसी लगती है।
3. क्या दोबारा जुड़ने का कोई शुल्क है?
ज़्यादातर मालिक नहीं लेते। अगर आपके नियम में नया डिपॉज़िट या बढ़ी हुई फीस है, तो छात्र के बैठने से पहले साफ़ बता दें।
छोड़ दिया, हटाया या सिर्फ़ अनुपस्थित?
इन तीनों का मतलब अलग है। इन्हें मिला देने से असली दिक़्क़तें छिप जाती हैं।
| स्थिति | मतलब | क्या करें |
|---|---|---|
| कुछ दिन से नहीं आ रहा | अभी भी सदस्य है, प्लान चल रहा है | फ़ोन करें और सीट रखें |
| छोड़ दिया | चला गया, लौट भी सकता है | छोड़ गए के रूप में चिह्नित करें, सीट खाली और प्लान बंद |
| ग़लती से जुड़ा या कभी आया ही नहीं | आपकी सूची में नहीं चाहिए | हटाएं, जिसे वापस भी ला सकते हैं |
Libolink में यह कैसे होता है
जब छात्र जाए
छात्र को खोलें और छोड़ गए के रूप में चिह्नित करें चुनें। पक्का करने से पहले Libolink साफ़ बताता है कि क्या होगा:
- उसका लॉगिन बंद हो जाएगा और सीट खाली हो जाएगी।
- प्लान अभी समाप्त होगा, और दिखेगा कि वह किस तारीख़ तक चलता।
- बाकी रकम "बाकी फीस" से हट जाएगी, ताकि उसके जाने के बाद कोई उसके पीछे न पड़े।
- अगर आपके पास डिपॉज़िट है तो याद दिलाएगा कि सदस्यताएँ → खाता और डिपॉज़िट से लौटा दें।
- भुगतान और रसीदें आपके हिसाब में बनी रहेंगी।
छात्र, छात्र पेज के छोड़ दिया टैब में जाने की तारीख़ के साथ दिखेगा।
जब वह लौटे
छोड़ दिया टैब खोलें, वापस जोड़ें दबाएँ और चुनें:
- जुड़ने की तारीख़। जिस दिन वह लौटा।
- प्लान। पुराने प्लान में दिन बचे हों तो उसी पुरानी तारीख़ तक जारी रख सकते हैं। या नया प्लान शुरू करें।
- सीट। पुरानी सीट खाली हो तो उस पर निशान दिखता है।
- पुरानी बाकी फीस। बकाया रखें से रकम फिर "बाकी फीस" में आ जाती है। माफ़ करें से रकम दोबारा नहीं माँगी जाती, और यह ऑडिट इतिहास में दर्ज होता है।
उसका छात्र ID, लॉगिन और पूरा हिसाब वही रहता है। इसी स्क्रीन से WhatsApp पर लॉगिन लिंक भी भेज सकते हैं।
अगर कोई उसे नया छात्र बनाकर जोड़ने लगे
जब स्टाफ़ "छात्र जोड़ें" में ऐसा मोबाइल नंबर लिखता है जो छोड़कर गए छात्र का है, तो Libolink बता देता है कि यह नंबर किसका है और वह कब गया था। वहीं से उसे वापस जोड़ सकते हैं, या सच में कोई दूसरा व्यक्ति हो तो आगे बढ़ सकते हैं। ऑनलाइन बुकिंग मंज़ूर करते समय भी यही सूचना दिखती है, इसलिए लौटने वाले छात्र की दूसरी एंट्री नहीं बनती।
छात्र को हटाना
छात्र हटाएं उन रिकॉर्ड के लिए है जिनकी आपको ज़रूरत नहीं। इससे भी सीट खाली होती है और प्लान बंद होता है, और छात्र आपकी सूचियों से हट जाता है। उसे छात्र → हटाए गए से वापस ला सकते हैं।
"छोड़ दिया" वाले छात्र आपके Libolink प्लान की छात्र सीमा में गिने जाते हैं, हटाए गए नहीं। अगर किसी के लौटने पर सीमा भरी हो, तो किसी और को हटाएं या प्लान बढ़ाएँ।
हमेशा के लिए हटाना सिर्फ़ मालिक कर सकते हैं, वह भी छात्र ID लिखकर। इससे निजी जानकारी पूरी तरह मिट जाती है, और पैसों की एंट्री बिना नाम के आपके हिसाब में रहती है।
इन ग़लतियों से बचें
- दूसरा रिकॉर्ड बनाना। इससे छात्र की फीस और हाज़िरी दो ID में बँट जाती है।
- "शायद आ जाए" सोचकर सीट रोकना। सीट उसे दें जो पैसे दे रहा है।
- "छोड़ दिया" की जगह हटा देना। अगर वह लौट सकता है तो "छोड़ दिया" ही सही स्थिति है, और उसे ढूँढना भी आसान रहता है।
- फीस माफ़ करके स्टाफ़ को न बताना। एक माफ़ करे और दूसरा फिर माँगे, तो छात्र का नाराज़ होना जायज़ है।
नए छात्र लाने से सस्ता है पुराने छात्रों को जोड़े रखना, इसलिए छात्र लाइब्रेरी क्यों छोड़ते हैं भी पढ़ें। अपने छात्रों के साथ आज़माने के लिए 30 दिन का मुफ़्त ट्रायल शुरू करें। कार्ड की ज़रूरत नहीं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
जब कोई छात्र लाइब्रेरी छोड़े तो क्या करना चाहिए?
उसी दिन सीट खाली करें और प्लान बंद करें, बाकी रकम नोट करें और डिपॉज़िट का हिसाब करें। Libolink में "छोड़ गए के रूप में चिह्नित करें" से सीट और प्लान का काम अपने-आप हो जाता है, और भुगतान और रसीदें बनी रहती हैं।
क्या छोड़कर गया छात्र उसी ID से वापस जुड़ सकता है?
हाँ। Libolink में "वापस जोड़ें" से वह उसी छात्र ID, लॉगिन और पूरे हिसाब के साथ लौटता है। छात्र पेज के "छोड़ दिया" टैब में जाकर "वापस जोड़ें" दबाएँ।
लौटने पर पुरानी बाकी फीस का क्या होता है?
वापस जोड़ते समय आप चुनते हैं। "बकाया रखें" से रकम फिर "बाकी फीस" में आ जाती है। "माफ़ करें" से वह दोबारा नहीं माँगी जाती, और यह ऑडिट इतिहास में दर्ज होता है।
"छोड़ दिया" और "हटाना" में क्या अंतर है?
"छोड़ दिया" उसके लिए है जो चला गया पर लौट सकता है। वह उसी टैब में रहता है और प्लान की सीमा में गिना जाता है। "हटाना" उन रिकॉर्ड के लिए है जो नहीं चाहिए, वे सूचियों से हट जाते हैं और गिने नहीं जाते। दोनों को पलटा जा सकता है।
अगर स्टाफ़ लौटे हुए छात्र को नया बनाकर जोड़ने लगे तो?
Libolink मोबाइल नंबर जाँचता है। नंबर किसी छोड़कर गए या हटाए गए छात्र का हो तो बता देता है कि किसका है, और स्टाफ़ दूसरी एंट्री बनाने की जगह उसी को वापस जोड़ सकता है।
