रजिस्टर से ऐप पर आना: पुरानी बाकी फीस कैसे दर्ज करें

रजिस्टर छोड़ने से ज़्यादातर मालिकों को एक ही बात रोकती है: "बीस छात्रों पर मेरा पैसा बाकी है, उसका क्या होगा?" ध्यान से लाएँ तो कुछ नहीं जाता। इसमें एक दोपहर लगती है, और उसके बाद शायद पहली बार आपको पता चलेगा कि कुल कितनी फीस बाकी है।

ऐप खोलने से पहले: एक सूची बनाएँ

रजिस्टर देखकर हर छात्र के लिए यह लिख लें:

इस सूची में हर पुरानी ग़लती ठीक करने की कोशिश न करें। किसी रकम पर विवाद हो तो पहले छात्र से बात कर लें, या जितने पर यक़ीन है उतना दर्ज करें और बाकी बाद में जोड़ लें।

पुरानी फीस दर्ज करने के तीन तरीके

अलग-अलग छात्रों के लिए अलग तरीका ठीक रहता है। Libolink में "छात्र जोड़ें" में आज से पहले की जुड़ने की तारीख़ देने पर वह पूछता है कि तब से अब तक की फीस कैसे गिनें।

1. जुड़ने की तारीख़ से हर अवधि गिनें

जब रजिस्टर साफ़ हो तो यह सबसे अच्छा है। Libolink जुड़ने की तारीख़ से हर प्लान अवधि की सूची दिखाता है, और जो भरी जा चुकी है उन पर आप निशान लगाते हैं। बाकी अवधियाँ बाकी फीस बन जाती हैं।

मान लीजिए छात्र 1 अगस्त को 30 दिन के ₹800 वाले प्लान पर जुड़ा और आप नवंबर की शुरुआत में उसे दर्ज कर रहे हैं। चार अवधियाँ दिखेंगी। पहली दो पर निशान लगाएँ क्योंकि वे भर चुकी हैं, और "रजिस्टर 3, पेज 41" जैसा नोट लिखें। बाकी दो, कुल ₹1,600, बकाया दिखेंगी।

किसी अवधि को भरा हुआ दिखाने पर नोट लिखना ज़रूरी है, क्योंकि वही काग़ज़ के रिकॉर्ड से आपकी कड़ी है। अगर 36 से ज़्यादा अवधियाँ हों तो पुरानी रकम एक बार में लिखें।

2. पुरानी रकम एक बार में लिखें

जब रजिस्टर साफ़ न हो पर आप और छात्र कुल रकम पर सहमत हों। पुरानी रकम खुद लिखें चुनें और रकम भरें। सारी पुरानी फीस एक लाइन में जुड़ जाती है और प्लान आज से शुरू होता है।

3. कोई पुरानी फीस नहीं

जब छात्र पर कुछ बाकी न हो या आपने नई शुरुआत का फ़ैसला किया हो, तो कोई पुरानी फीस नहीं चुनें। प्लान आज से शुरू होता है और आज से पहले का कुछ बाकी नहीं रहता।

अवधियों को भरा हुआ दिखाने और पुरानी रकम लिखने, दोनों के लिए भुगतान मंज़ूर करने की अनुमति चाहिए। इसलिए डेस्क स्टाफ़ चुपचाप यह नहीं बदल सकता कि छात्र पर कितना बाकी है।

Excel से एक साथ कई छात्र लाएँ

अगर छात्र कुछ ज़्यादा हैं तो छात्र इम्पोर्ट करें इस्तेमाल करें। फ़ॉर्मेट डाउनलोड करें, हर छात्र की एक लाइन भरें और अपलोड करें। यहाँ ये कॉलम काम के हैं:

• Fee amount और Fee still due: कुल फीस और बाकी फीस
• Security deposit और Deposit already received: डिपॉज़िट और पहले से मिला डिपॉज़िट
• Payment note: कुछ पहले ही भरा हो तो रसीद नंबर या रजिस्टर का पेज
• Old student ID / roll no.: पुराना छात्र ID या रोल नंबर, ताकि बाद में पुरानी एंट्री मिल जाए

निर्देश हिंदी में भी हैं, और बाकी फीस कुल फीस से ज़्यादा नहीं हो सकती। इम्पोर्ट के बाद हर छात्र को WhatsApp पर सेटअप लिंक भेज सकते हैं।

पुरानी फीस की वसूली

दर्ज होने के बाद होम → बाकी फीस पर जाएँ। हर छात्र की एक लाइन दिखेगी, जिसमें कुल रकम, कितने महीनों की है और सबसे पुरानी तारीख़ होगी।

वसूलें दबाएँ और जो रकम वह अभी दे रहा है लिखें, चाहे वह कुल का एक हिस्सा ही हो। रकम सबसे पुरानी फीस से शुरू होकर बँट जाती है, और हर फीस का अलग भुगतान और अलग रसीद बनती है। प्लान की फीस और पुराना बकाया दोनों हों, तो भी आपको अलग-अलग हिसाब नहीं लगाना पड़ता।

रिमाइंडर जाने से पहले छात्रों को बता दें

जिन पर पुरानी फीस बाकी है, उन्हें अब वह अपने ऐप में दिखेगी। पहले एक छोटी सूचना भेज दें, ताकि कोई चौंके नहीं:

"हमने अपना रिकॉर्ड Libolink ऐप पर ले लिया है। कृपया ऐप में अपनी फीस की जानकारी देख लें, और कुछ ग़लत लगे तो डेस्क पर बताएँ।"

कुछ छात्र किसी रकम से असहमत होंगे। यह सामान्य है। साथ बैठकर रजिस्टर देखें और ठीक कर लें।

इन ग़लतियों से बचें

• रजिस्टर के पूरी तरह ठीक होने का इंतज़ार। जो पता है वह दर्ज करें। एक छात्र को बाद में ठीक कर सकते हैं, पर जो दर्ज ही नहीं हुआ वह वसूल नहीं होता।
• सबको पहले दिन से दर्ज करना। जिनकी फीस पूरी भरी है, उनके लिए आज से शुरू होने वाला प्लान और "कोई पुरानी फीस नहीं" काफ़ी है।
• रजिस्टर फेंक देना। कुछ महीने संभालकर रखें, विवाद में काम आएगा।
• भीड़ के समय अकेले करना। शांत दोपहर चुनें, और कुछ छात्रों से उनकी रकम मिला लें।

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